כנסים מקצועיים, אירועי חברה וימי עיון דורשים לרוב הזמנה של חלל פיזי לקיום המפגש. יש כמה אופציות באופן עקרוני לאירוח של כנסים ואירועים. יש מקרים שבהם במקום העבודה עצמו יש אולם כנסים ייעודי או אודיטוריום שמתאים לקיום המפגש. יש מקרים אחרים בהם למרות שיש אולם ייעודי מתאים במיקום המשרדים של הארגון, הרי שהרצון הוא לשנות אווירה ובאופן מכוון לקיים את הכנס או הסדנה במקום חיצוני ניטרלי. במקרים אחרים הכנס או הסדנה משלבים גם נופש של כמה ימים או טיול חד-יומי, ולכן יש צורך בחלל חיצוני לקיום המפגש, שאיננו במקום העבודה עצמו.
היתרונות של מלון בוטיק
במלון בוטיק תהנו למעשה משני העולמות. מצד אחד תהנו מחדרי ישיבות ואולם כנסים ברמה עיצובית מאוד גבוהה, עם כל האבזור הדרוש, פינת קפה וכיסאות נוחים. מצד שני גם תהנו מהעובדה שמלון בוטיק באופיו הוא לא המוני ולא יתלווה לכנס או למפגש שלכם אלמנט של רעש, רעשי רקע או אווירה קולנית של תיירים ומטיילים השוהים במלון. מלון בוטיק ירושלים או מלון בוטיק בתל אביב למשל מאוד יתאימו לאירוח של ימי עיון וכנסים.
כל האבזור הדרוש
מלונות יוקרתיים כמו למשל מלונות בצפון כמו גם מלונות בירושלים מציעים אולמי כנסות וחדרי ישיבות שמאובזרים בכל מה שדרוש לכנס שלכם. לרוב האולמות וחדרי הישיבות כוללים מערכת הגברה, מקרן, פודיום, אינטרנט מהיר, יציאת DVD וריהוט יוקרתי.
היקף האירוע – מאירוע קטן עד גדול
אלמנט חשוב שיש לתת עליו את הדעת הוא היקף המוזמנים לכנס או לאירוע שלכם. מלון בוטיק מתאים כאשר מדובר על אירוע קטן בסדר גודל של כמה עשרות משתתפים. כאשר מדובר על אירוע או כנס עם כמה מאות משתתפים וצפונה, הרי שיתאים יותר מלון רשת גדול. חשוב לציין שיש מלונות בוטיק שמאפשרים גם לקיים אירועים של עד 100 איש, ותמיד ההמלצה היא לבדוק ולתאם מול צוות המלון את הפרטים הללו. חשוב לבצע השוואת מחירים ולהתמקח – שכן מדובר בהוצאה לא קטנה עבור ארגון או מקום עבודה.